Espacios compartidos

Espacios compartidos: cómo funcionan y qué debes saber

Encuentra el que necesitas. Ofrece el que tienes.

No siempre hace falta alquilar un local completo para empezar una actividad profesional. A veces, el espacio que necesita un emprendedor ya existe.

Puede ser una cabina libre en un centro de estética, un puesto de trabajo que no se utiliza, una mesa dentro de una oficina, una sala de consulta, un taller, un estudio o cualquier otro espacio que hoy esté disponible.

Al mismo tiempo, muchos negocios disponen de instalaciones que no utilizan durante todo el día ni toda la semana.

Los espacios compartidos nacen de esa necesidad: poner en contacto a quien tiene un espacio disponible con quien necesita un espacio para desarrollar su actividad. Ambas partes pueden salir beneficiadas.

Qué es un espacio compartido

Un espacio compartido es un lugar, instalación o parte de un negocio que se pone a disposición de otro profesional o emprendedor para que desarrolle su actividad bajo unas condiciones previamente acordadas.

No implica que ambos profesionales sean socios, ni que trabajen juntos. Cada uno mantiene su propia actividad, sus clientes, sus ingresos y sus responsabilidades.

Lo que comparten es un espacio, un tiempo, unas instalaciones, un equipamiento o unos servicios.

• Un peluquero ofrece un puesto de trabajo que tiene libre.
• Un centro de estética ofrece una cabina.
• Un profesional ofrece una mesa dentro de su oficina.
• Un taller dispone de una zona de trabajo.
• Una clínica tiene una sala disponible determinados días.
• Un estudio comparte sus instalaciones durante determinadas horas.

Las dos caras del espacio compartido

En tratosynegocios.es esta sección responde a dos necesidades distintas. Al publicar, el formulario pregunta si se ofrece o se busca un espacio.

Si ofreces un espacio

Ofrecer un espacio permite obtener ingresos adicionales y rentabilizar unas instalaciones que ya existen. Al publicar el anuncio conviene indicar con claridad:

• Qué espacio se ofrece y para qué actividad puede utilizarse.
• Dónde se encuentra y qué superficie o características tiene.
• Qué días y horarios están disponibles.
• Cuántas personas pueden utilizarlo.
• Qué equipamiento y qué servicios incluye.
• Qué servicios se cobran aparte.
• Qué forma de pago se propone.
• Qué normas de utilización y qué condiciones deben cumplirse.

Cuanta más información contenga el anuncio, más fácil resultará encontrar a la persona adecuada.

Cómo redactar un anuncio completo se explica en Cómo publicar un anuncio que venda.

Si buscas un espacio

Es una solución adecuada para emprendedores que empiezan, autónomos, profesionales que trabajan determinados días, quien necesita una sala por horas o un equipamiento ya instalado, actividades que no requieren un local completo, y quien quiere probar una nueva línea de actividad antes de realizar una inversión mayor.

Una búsqueda concreta produce mejores resultados. No es lo mismo:

«Busco local.»

que:

«Busco un espacio de trabajo equipado para utilizar tres tardes por semana.»

Cuanto más concreta sea la necesidad, más fácil será encontrar una propuesta compatible.

Cómo se puede pagar un espacio compartido

Una de las ventajas de esta modalidad es su flexibilidad: no existe una única forma de establecer el precio. El anuncio de Ofrezco indica una de estas cinco.

La comisión exige especial claridad

Cuando el pago se establece a comisión, debe quedar definido por escrito qué porcentaje se aplica, sobre qué importe se calcula, cuándo se realiza la liquidación, cómo se justifican las cantidades, qué gastos están incluidos y qué ocurre con cancelaciones o devoluciones.

Lo importante no es tanto la fórmula elegida como que las condiciones queden claras para las dos partes.

Qué puede incluir un espacio compartido

El espacio ofrecido puede incluir mucho más que una zona física. El anuncio de Ofrezco permite señalar los servicios compartidos que se ponen a disposición:

• Electricidad, agua y agua caliente.
• Calefacción y aire acondicionado.
• Wifi.
• Mobiliario, material de trabajo y herramientas.
• Aseos, duchas y taquillas.
• Sala de espera y recepción.
• Cocina u office y frigorífico.
• Parking y acceso 24 horas.
• Alarma y seguridad.
• Accesorios de limpieza.

Lo que no figura en el anuncio no está incluido. Por eso el anuncio debe indicar con claridad qué entra en el precio y qué no.

La limpieza no es un servicio incluido: cada profesional mantiene limpio el espacio y el material que utiliza.

No compares solamente el precio

Un espacio de 200 € al mes puede resultar más caro que otro de 250 € si el primero no incluye ningún servicio y el segundo incluye electricidad, climatización, wifi, mobiliario y equipamiento.

Antes de comparar precios, compara qué recibes a cambio. Conviene valorar también la ubicación, los horarios, la accesibilidad, el estado de las instalaciones, el equipamiento, la privacidad, el ambiente de trabajo, la facilidad para recibir clientes y los gastos adicionales.

Las ventajas para cada parte

• Para quien ofreceIngresos adicionales por una zona que permanecía vacía · aprovechamiento del mobiliario, la maquinaria y las salas que ya existen · reparto de determinados gastos de las instalaciones · nuevas oportunidades: el profesional que utiliza el espacio puede convertirse en colaborador o proveedor · un entorno profesional que favorece la colaboración.
• Para quien buscaMenor inversión inicial: no hace falta alquilar y montar un establecimiento completo · menos gastos de instalación: el espacio ya dispone de suministros, mobiliario o equipamiento · mayor rapidez para comenzar · flexibilidad: solo los días u horas necesarios · la posibilidad de probar una actividad antes de una inversión mayor · contactos y colaboraciones.

La ventaja de este modelo está en aprovechar mejor recursos que ya existen: más aprovechamiento para quien ofrece, menor inversión para quien empieza, más oportunidades para los dos.

¿Es legal compartir un espacio?

Sí. Compartir un espacio es una fórmula legal, pero su encaje jurídico concreto depende de cómo se estructure el acuerdo. No es lo mismo alquilar una parte de un local que utilizar una sala durante determinadas horas dentro de un servicio de coworking.

La Ley de Arrendamientos Urbanos regula los arrendamientos de fincas urbanas destinados a vivienda y a usos distintos de vivienda; entre estos últimos se encuentran los destinados a actividades industriales, comerciales, artesanales y profesionales. El Código Civil, por su parte, define el arrendamiento de cosas como aquel por el que una parte cede a otra el uso de una cosa durante un tiempo determinado a cambio de un precio cierto.

Antes de comenzar conviene identificar correctamente qué se está haciendo.

No todos los espacios compartidos son jurídicamente iguales

• Arrendamiento de espacioSe cede el uso de una parte determinada de un inmueble a cambio de un precio.
• Cesión de usoSe regula el derecho a utilizar un espacio o unas instalaciones en unas condiciones concretas.
• CoworkingAdemás del espacio se prestan servicios: wifi, recepción, salas, mobiliario o determinados equipamientos.
• Uso por horas o díasSe permite utilizar una instalación durante determinados periodos.
• Prestación de serviciosLo principal no es el alquiler de un espacio, sino un conjunto de servicios que incluye la posibilidad de utilizar unas instalaciones.
• Acuerdo de colaboraciónCuando, además del uso del espacio, las partes mantienen una relación de colaboración profesional.

La denominación del acuerdo no debe utilizarse para ocultar su verdadera naturaleza. Lo relevante es qué se pacta realmente.

Si eres inquilino del local, atención al subarriendo

Si quien ofrece el espacio no es propietario sino arrendatario del local, debe revisar con detenimiento su contrato de alquiler y la normativa aplicable. En los arrendamientos para uso distinto de vivienda, el artículo 32 de la Ley de Arrendamientos Urbanos contempla reglas específicas sobre cesión y subarriendo cuando en la finca se ejerce una actividad empresarial o profesional.

Que alguien alquile un local no significa que pueda compartirlo libremente con cualquier tercero y bajo cualquier condición. Antes de hacerlo, hay que revisar el contrato principal y la situación concreta.

Cómo influye el contrato de alquiler en la cesión de un local se explica también en Cómo valorar un traspaso.

Comprueba que la actividad puede realizarse en ese espacio

Encontrar un espacio disponible no significa que cualquier actividad pueda desarrollarse allí. Según la actividad pueden existir requisitos relacionados con licencias, declaraciones responsables, autorizaciones administrativas, seguridad, accesibilidad, instalaciones, sanidad, protección contra incendios, normativa sectorial, seguros y condiciones específicas del inmueble.

Que un establecimiento tenga autorización para una determinada actividad no significa que otra distinta pueda comenzar a desarrollarse allí sin más. Antes de empezar, comprueba que la actividad es compatible con el espacio y con las autorizaciones correspondientes.

Qué contrato necesito y qué debe recoger

No existe un único contrato válido para todos los espacios compartidos. El documento adecuado depende de lo que realmente acuerden las partes: un arrendamiento de espacio, una cesión de uso, un uso por horas o días, una prestación de servicios con utilización de instalaciones, un acuerdo de colaboración profesional, o una combinación de varios.

El nombre del documento importa, pero no lo es todo: las obligaciones reales dependen de su contenido y de la naturaleza de la relación. Cuando el acuerdo tenga cierta complejidad, duración, inversión o riesgo económico, resulta recomendable que un profesional lo revise antes de la firma.

Aunque el acuerdo parezca sencillo, conviene dejar por escrito, como mínimo:

1. Las partesQuién ofrece el espacio y quién lo utiliza.
2. El espacioQué zona concreta se cede y qué zonas pueden utilizarse.
3. La actividadQué actividad se va a desarrollar.
4. La duraciónFecha de inicio y duración del acuerdo.
5. Los horariosDías y horas de utilización.
6. El precioCantidad, periodicidad y forma de pago.
7. Los impuestosEl tratamiento fiscal que corresponda y si el precio anunciado incluye o no impuestos.
8. Los servicios incluidosSuministros, wifi, maquinaria, recepción y demás.
9. Los gastos adicionalesQué gastos corresponden a cada parte.
10. La fianza o garantíaSi se establece, su cantidad y las condiciones de devolución.
11. El uso de las instalacionesQué elementos puede utilizar el profesional.
12. Los dañosCómo se responde de los desperfectos causados por un uso incorrecto.
13. El accesoLlaves, códigos, horarios y personas autorizadas.
14. Los clientes y visitasCondiciones para recibir clientes, acompañantes o proveedores.
15. La finalizaciónCómo puede terminarse el acuerdo y con qué preaviso.
16. Las normas de convivenciaLas reglas que deben respetar todos los usuarios.

Cuanto más claro sea el acuerdo, menos posibilidades habrá de que cada parte interprete las condiciones de una manera diferente.

Cómo dejar por escrito un acuerdo y un pago se explica en Consejos de seguridad y mediación.

Lectura siguiente: Cómo agilizar un trato.

Preguntas frecuentes

• ¿Qué es un espacio compartido? Una parte de un negocio o de una instalación —una cabina, un puesto, una sala o una zona de taller— que se cede a otro profesional para que desarrolle su propia actividad en unas condiciones pactadas.
• ¿Cuánto se suele cobrar por un espacio compartido? Depende del espacio, la ubicación, los servicios incluidos y el uso. Puede fijarse al mes, por días, por horas, a comisión o a convenir.
• ¿Puedo compartir mi local si soy inquilino? Revisa antes tu contrato de alquiler y el artículo 32 de la Ley de Arrendamientos Urbanos, que regula la cesión y el subarriendo en locales de negocio. Ante la duda, consulta con un profesional.
• ¿Hace falta firmar un contrato? Es muy recomendable. Precio, horarios, servicios incluidos, daños y forma de terminar el acuerdo, por escrito.
• ¿Quien usa el espacio pasa a ser mi socio o mi empleado? No. Cada profesional mantiene su propia actividad, sus clientes y sus responsabilidades.
• ¿Hay que declarar los ingresos por ceder un espacio? Pueden existir obligaciones fiscales para quien cobra y para quien paga. Conviene consultarlo con una gestoría o un asesor fiscal.

Fiscalidad: tampoco debe olvidarse

Cuando existe un alquiler o una cesión remunerada de un espacio para una actividad económica, pueden existir obligaciones fiscales tanto para quien cobra como para quien paga.

En los arrendamientos de locales de negocio, la Agencia Tributaria contempla obligaciones específicas y, en determinados supuestos, también obligaciones relacionadas con retenciones y declaraciones. En materia de IVA, el tratamiento depende de la naturaleza concreta de la operación y de cómo esté estructurado el acuerdo.

No conviene copiar el precio de otro anuncio y asumir que fiscalmente funciona igual. Cuando exista una actividad profesional, lo recomendable es consultar la situación concreta con una gestoría o un asesor fiscal.

Normas de convivencia: compartir también significa respetar

Un espacio compartido funciona cuando existe respeto entre las personas que lo utilizan. Las reglas se establecen desde el principio.

• Respeta el espacio de los demásNo utilices zonas, materiales, herramientas ni equipamientos ajenos sin autorización.
• Mantén el ordenCada usuario deja su zona de trabajo en las condiciones acordadas. Cada cual limpia lo que utiliza.
• Respeta los horariosTanto quien ofrece como quien utiliza el espacio.
• Cuida las instalacionesEl uso compartido no significa que las instalaciones sean de todos: cada persona las utiliza correctamente.
• Respeta a los clientes de otrosNo intentes captar clientes de otro usuario del espacio.
• Mantén la confidencialidadNo se difunden datos de clientes, precios, documentación, conversaciones ni información empresarial de terceros.
• Controla el ruidoMúsica, llamadas, maquinaria y conversaciones deben ser compatibles con el trabajo de los demás.
• Respeta las zonas comunesAseos, cocina, recepción, sala de espera, almacenes y zonas de descanso, conforme a las normas establecidas.
• No introduzcas a terceros sin autorizaciónAcompañantes, colaboradores, proveedores o visitantes, si existen restricciones.
• Cuida las llaves y los accesosNo copies ni entregues llaves, tarjetas, mandos o códigos a terceros sin autorización.
• Comunica los problemasSi algo se rompe, falla o produce una incidencia, se comunica de inmediato. Ocultarlo agrava el problema.
• Respeta la privacidadNo fotografíes ni grabes a otros profesionales, clientes, documentos o zonas privadas sin autorización.
• Respeta las normas de seguridadNo bloquees salidas, no manipules instalaciones peligrosas ni realices modificaciones sin autorización.

Lo que un espacio compartido no significa

• No significa ser sociosDos profesionales pueden trabajar en el mismo lugar sin tener una sociedad común.
• No significa ser empleadosUtilizar las mismas instalaciones no convierte a una persona en trabajadora de la otra.
• No significa compartir clientesCada profesional mantiene su propia cartera, salvo que se pacte otra cosa.
• No significa comprar un negocioUtilizar una parte de un establecimiento no implica adquirir el negocio existente.
• No significa poder hacer cualquier actividadLa actividad debe ser compatible con el espacio y cumplir las autorizaciones y requisitos que correspondan.

Ejemplos: cuando compartir un espacio crea una oportunidad

Compartir un espacio no tiene por qué significar compartir un despacho. Puede ser algo mucho más sencillo: necesitar durante un tiempo determinado unas instalaciones que todavía no puedes permitirte tener por tu cuenta.

Un carpintero necesita un taller. Una fisioterapeuta necesita una camilla y una sala. Un profesional necesita maquinaria. Todos tienen algo en común: no necesitan ser propietarios de todas las instalaciones que utilizan. A veces las necesitan unas horas; otras, unos días; otras, todos los meses.

Muchas instalaciones permanecen infrautilizadas: una sala vacía por las tardes, una cabina libre algunos días, un despacho sin ocupar, una máquina parada, un taller que solo trabaja unas horas. Para quien dispone de ellas, son un recurso desaprovechado. Para otra persona, pueden ser la diferencia entre poder empezar o tener que esperar.

Antes de dar por hecho que para comenzar una actividad hay que comprarlo o alquilarlo todo, conviene preguntarse si existe alguien que ya tenga lo necesario y esté dispuesto a compartirlo. Y quien ya tiene un negocio puede preguntarse si alguna parte de sus instalaciones podría estar ayudando a otra persona y, al mismo tiempo, generando un ingreso.

Un espacio compartido debe crear valor para las dos partes

El objetivo de esta sección no es encontrar quién paga menos o quién cobra más, sino acuerdos razonables en los que ambas partes obtengan algo de valor: quien ofrece rentabiliza un recurso que ya tiene; quien busca accede a una infraestructura que necesita.

¿Esto funciona para los dos?

Si la respuesta es sí, se trata de una oportunidad con sentido para ambas partes.

Lista de comprobación antes de cerrar un acuerdo

Si buscas un espacio

• He visitado el espacio.
• Sé exactamente qué zona voy a utilizar.
• Sé qué días y horarios tengo.
• Sé cuánto voy a pagar, cómo y cuándo.
• Sé si existen impuestos o gastos adicionales.
• Sé qué servicios están incluidos y qué equipamiento puedo utilizar.
• Sé qué normas debo respetar.
• Sé si puedo recibir clientes, colaboradores o proveedores.
• He comprobado que puedo desarrollar mi actividad allí.
• Sé cuánto dura el acuerdo y cómo puedo finalizarlo.
• Tengo las condiciones por escrito.

Si ofreces un espacio

• Tengo derecho a ofrecer el espacio.
• He revisado mi contrato de alquiler, si soy arrendatario.
• He comprobado la compatibilidad de la actividad.
• He explicado con claridad qué espacio ofrezco.
• He indicado horarios y disponibilidad.
• He indicado qué incluye el precio y qué gastos adicionales existen.
• He establecido las normas de utilización.
• He tratado el acceso y las llaves.
• He establecido las condiciones para recibir clientes.
• He aclarado quién responde de los daños.
• He definido la duración y la finalización del acuerdo.
• Tengo las condiciones por escrito.

Espacios compartidos en tratosynegocios.es

La sección Espacios compartidos de tratosynegocios.es nace para facilitar ese encuentro. Si tienes un espacio disponible, puedes ofrecerlo. Si necesitas un lugar donde desarrollar tu actividad, puedes buscarlo.

• Qué se publicaUn puesto, una cabina, una sala, un despacho, una mesa, un taller, un estudio, una zona de trabajo, una instalación profesional o cualquier otro espacio compatible con una actividad. La categoría describe el espacio, no el negocio: «Silla en peluquería», «Camilla de fisioterapia o masaje», «Mesa o despacho», «Metros en nave».
• Cómo se publicaEl formulario pregunta si se ofrece o se busca. En Ofrezco se indican la forma de pago, el precio cuando procede, los servicios compartidos y al menos una fotografía. En Busco no se pide precio ni fotografía; si no se adjunta ninguna, el anuncio muestra la imagen de su categoría.
• Cómo se pagaFijo al mes · por días · por horas · a comisión · a convenir.
• Cómo se contactaA través del chat del portal, sin facilitar datos personales hasta que resulte necesario. Las condiciones del acuerdo las fijan las partes; el portal publica el anuncio y facilita el contacto.

Por encima de todo debe existir claridad entre las partes: tratar las condiciones, comprobar que la actividad puede realizarse, definir el precio, aclarar qué está incluido, establecer los horarios, fijar las normas de convivencia, comprobar las obligaciones legales y fiscales y, siempre que sea posible, dejar el acuerdo por escrito.

Compartir un espacio puede ser mucho más que compartir un local. Puede ser una forma de empezar, una forma de crecer, una forma de aprovechar mejor lo que ya tienes, y una nueva oportunidad para hacer negocios.

Las mejores oportunidades empiezan muchas veces con una conversación sencilla:

«Tengo un espacio que no utilizo.» · «Necesito un espacio para poder empezar.»

Quizá ambas cosas encajen.